Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha) terus melakukan upaya peningkatan kualitas pelayanan publik, salah satunya dalam pengesahan ijasah. Bertempat di ruang Video Conference UPT TIK, Selasa (22/10) telah dilaksanakan sosialisasi Sistem Legalisir Ijasah Online dengan mengundang Wakil Dekan 1, Wakil Direktur 1 Pascasarjana, Operator TI, UPT TIK dan pegawai UPT Layanan Terpadu Undiksha. Kegiatan dibuka langsung Wakil Rektor 1 Undiksha, Dr. Gede Rasben Dantes, S.T., M.T.I. dengan didampingi Kepala UPT TIK I Ketut Resika Arthana, S.T., M.Kom.
Dalam sambutannya, Wakil Rektor I Undiksha menjelaskan “Sistem ini akan kita implementasi mulai 1 November, kedepannya layanan legalisir tidak diterima lagi secara manual yaitu alumni datang langsung ke UPT Layanan Terpadu. Tapi mereka semua harus melakukan secara online, dari proses submit dokumen, validasi dokumen oleh operator, melakukan pembayaran, dan proses pengesahan akan dilakukan melalui sistem. Tahap akhir akan kita tawari juga pengiriman melalui Pos Indonesia, selain pengambilan langsung ke Undiksha singaraja”.
Dengan penerapan ini diharapkan pelayanan kepada alumni menjadi lebih efisien. Terkait dengan pembayaran, sebagai informasi akan dilakukan melalui perbankan dengan kode briva layaknya pembayaran Uang Kuliah Tunggal (UKT). Hal tersebut juga akan mampu mewujudkan transparansi dari sisi keuangan yang lebih baik.
Dikutip dari undiksha.ac.id, penerapan sistem online ini juga sekaligus untuk mengantisipasi antrian panjang pengesahan ijasah untuk memenuhi dokumen pendaftaran seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang bergulir setiap tahun, baik untuk pemerintah daerah maupun instansi lainnya. “Karena dalam waktu dekat ada rekrutmen CPNS yang jumlahnya cukup banyak. Oleh karena itu bagi para alumni, kita mulai 1 November tidak lagi melayani pengesahan ijasah atau transkrip maupun hal terkait lainnya secara manual,” katanya.
Terkait dengan teknis, fakultas diberikan standar minimal pengesahan harus sudah tuntas dalam 2 x 24 jam. Pasca itu, dokumen harus sudah kembali ke Unit Layanan Terpadu. “Saya lihat ada fakultas yang sekali harus menandatangani. Untuk mempercepat, mungkin sebagai solusi, bisa men-scan tandatangan dan legalitasnya menggunakan cap basah. Tetapi ini harus mendapat persetujuan di rapat pimpinan. Proses ini yang akan menimbulkan efesiensi pelayanan,” imbuh Rasben Dantes.
Kegiatan sosialisasi berlangsung hingga siang hari, dilengkapi dengan beberapa agenda pengenalan sistem oleh tim UPT TIK Undiksha. Semua undangan menerima penyampaian alur mekanisne sistem, pelatihan operasional sistem informasi, serta diskusi terkait berbagai permasalahan yang akan ditemukan.
