Prosedur Pengembangan Sistem Informasi

I. UNIT KERJA TERKAIT

Biro/ Bagian/Sub Bagian/ UPT/ Lembaga yang ada di lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha)

II. TUJUAN

Prosedur ini dibuat untuk dijadikan pedoman dalam pengajuan pengembangan sistem informasi oleh Biro/ Bagian/Sub Bagian/ UPT/ Lembaga yang ada di lingkungan Undiksha untuk menjamin pengembangan sistem informasi sesuai dengan perencanaan atau kebutuhan pengguna.

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup proses dan kelengkapan permohonan, koordinasi, serah terima, sosialisasi dan pelatihan penggunaan sistem informasi yang dikembangkan untuk  Biro/ Bagian/Sub Bagian/ UPT/ Lembaga di lingkungan Undiksha.

IV.  REFERENSI

  1. Organisasi dan tata kerja Universitas Pendidikan Ganesha Nomor 14 Tahun 2016
  2. SK Rektor tentang tugas pokok dan fungsi UPT. TIK di Universitas Pendidikan Ganesha
  3. Blue Print/ Master Plan Pengembangan Sistem Informasi di Undiksha

V.    DOKUMEN TERKAIT

  1. Surat permohonan pembuatan sistem informasi
  2. Form pengembangan sistem informasi
  3. Surat pemberitahuan hasil analisis
  4. Berita Acara Siap Operasi (BASO)

VI.   DEFINISI

  1. Sistem informasi: perangkat lunak sistem yang dilengkapi dengak fungsional untuk memenuhi kebutuhan dan mendukung proses bisnis yang dilakukan oleh Biro/ Bagian/Sub Bagian/ UPT/ Lembaga di lingkungan Undiksha.
  2. Pengembangan sistem informasi: pengembangan dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru atau untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada di lingkungan Undiksha.

VII.  ALUR KERJA

  • Pengguna membuat surat permohonan pengembangan sistem ditujukan kepada Kepala UPT TIK Universitas Pendidikan Ganesha
  • Helpdesk menerima permintaan pengembangan sistem dengan bukti dokumen surat permohonan dan formulir permohonan pengembangan sistem.
  • Dengan persetujuan Ketua UPT TIK, dokumen form pengembangan sistem diserahkan ke Divisi Pengembangan Sistem Informasi.
  • Divisi Pengembangan Sistem Informasi melakukan analisis terhadap form pengembangan sistem.
  1. Jika hasil analisis memungkinkan pengembangan untuk dilakukan, maka Divisi Pengembangan Sistem Informasi akan merumuskan fungsional, struktur dan basis data, serta melakukan perancangan interface sistem.
  2. Divisi Pengembangan Sistem Informasi berkoordinasi dengan Divisi Infrastruktur dan Jaringan Komputer terkait infrastruktur dan jaringan.
  3. Jika hasil analisa tidak memungkinkan pengembangan sistem dilaksanakan, maka dibuat surat pemberitahuan hasil analisis yang ditujukan ke pengguna.
  • Divisi Pengembangan Sistem Informasi kemudian melakukan pembuatan sistem (coding).
  • Setelah coding selesai, Divisi Pengembangan Sistem Informasi berkoordinasi dengan Divisi Helpdesk dan Dokumentasi untuk melakukan uji coba terhadap sistem yang telah dibuat.
  • Setelah uji coba berhasil dan telah selesai dilakukan, maka:
    1. Divisi Pengembangan Sistem Informasi berkoordinasi dengan Divisi Konten dan Multimedia untuk membuat animasi sistem untuk persiapan launcing sistem.
    2. Divisi Pengembangan Sistem Informasi berkoordinasi dengan Divisi Helpdesk dan Dokumentasi untuk membuatkan manual user sistem
  • Selanjutnya Divisi Pengembangan Sistem Informasi melakukan deployment aplikasi dan membuat Berita Acara Siap Operasi (BASO), serta penyerahan sistem ke unit terkait untuk digunakan sebagaimana mestinya.
  • Unit Terkait melakukan sosialisasi sistem kepada End User, didampingi dengan Divisi Pengembangan Sistem Informasi dan Divisi Helpdesk dan Dokumentasi

VIII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN

  1. Kelengkapan permohonan pembuatan sistem informasi
  2. Sistem informasi dioperasikan sesuai dengan perencanaan

IX.  LAMPIRAN

  1. Form Pengembangan Sistem Informasi
  2. Surat Pemberitahuan Hasil Analisis
  3. Berita Acara Siap Operasi