Prosedur Permintaan Data

I.   UNIT KERJA TERKAIT

Biro/ Bagian/Sub Bagian/ UPT/ Lembaga yang ada di lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha).

II.  TUJUAN

Dokumen ini dibuat sebagai acuan untuk mengatur mekanisme permintaan data seputar teknologi informasi di lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha.

III.  RUANG LINGKUP

Permintaan data yang ditangani adalah permintaan data mahasiswa, data dosen dan akademik yang tidak dapat diakses melalui sistem informasi/ aplikasi yang ada pada Biro/ Bagian/Sub Bagian/ UPT/ Lembaga di lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha. Data yang dimaksud termasuk dokumentasi sistem informasi, jaringan dan infrastruktur UPT. TIK. UPT. TIK dapat menolak permintaan data apabila bukan merupakan tugas pokok dan fungsi dari UPT. TIK.

IV.   REFERENSI

  1. Organisasi dan tata kerja Universitas Pendidikan Ganesha Nomor 14 Tahun 2016
  2. SK Rektor tentang tugas pokok dan fungsi UPT TIK di Universitas Pendidikan Ganesha
  3. Blue Print/ Master Plan Pengembangan Sistem Informasi di Undiksha

V.     DOKUMEN TERKAIT

  1. Surat permohonan data

VI.    DEFINISI

Permintaan data didapat dari divisi yang melayani pengelolaan teknis data mahasiswa, dosen dan akademik serta melayani bantuan teknis terkait integrasi melalui sistem di lingkungan Universitas Undiksha.

VII.  ALUR KERJA

  1. Pemohon membuat surat permintaan data dan ditunjukkan ke UPT TIK. Kelengkapan surat berisi: permintaan data dijelaskan lebih rinci, identitas pemohon beserta nomor telepon, dan lainnya yang dianggap perlu.
  2. Helpdesk menerima surat permintaan data.
  3. Helpdesk memeriksa surat dan kelengkapan permintaan data.
  4. Apabila data yang diminta dapat diakses melalui sistem informasi yang dimiliki oleh Biro/ Bagian/Sub Bagian/ UPT/ Lembaga maka helpdesk memberikan petunjuk untuk akses data.
  5. Apabila data yang diminta belum tersedia atau belum dapat diakses melalui sistem informasi yang sudah ada, maka Helpdesk akan meneruskan surat ke Kepala Divisi Pusat Data. Data seperti dokumentasi sistem, jaringan dan infrastruktur ditangani langsung oleh Devisi Helpdesk dan Dokumentasi dapat diberikan langsung oleh helpdesk.
  6. Jika permintaan data masih belum jelas maka helpdesk mengkonfirmasi pemohon untuk memperbaiki permintaan data yang dibutuhkan
  7. Kepala divisi menugaskan anggota Divisi Pusat Data untuk memproses permintaan data
  8. Helpdesk menerima konfirmasi dari Divisi Pusat Data mengenai permintaan data
  9. Helpdesk mengkonfirmasi kepada pemohon mengenai permintaan data (data yang diterima pemohon adalah data cetak dan atau data data digital)

VIII.  INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN

  1. Pemohon memberikan informasi dengan jelas mengenai enis data yang diminta
  2. TIK memberikan penjelasan dengan lengkap mengenai sumber dan ketersediaan data yang diminta

IX.     LAMPIRAN