Prosedur Pembuatan Akun Email Undiksha

I. UNIT KERJA TERKAIT

Dosen/ pegawai kontrak/ Biro/ Bagian/Sub Bagian/ UPT/ Lembaga yang ada di lingungan Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha)

II. TUJUAN

Prosedur ini dibuat untuk memberikan panduan mekanisme permohonan akun email undiksha dan menjamin bahwa permintaan akun email sesuai dengan perencanaan atau permintaan pengguna

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi proses permohonan, koordinasi dan serah terima akun email di lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha

IV. REFERENSI

  1. Organisasi dan tata kerja Universitas Pendidikan Ganesha Nomor 14 Tahun 2016
  2. SK Rektor tentang tugas pokok dan fungsi UPT. TIK di Universitas Pendidikan Ganesha
  3. Blue Print/ Master Plan Pengembangan Sistem Informasi di Undiksha

V. DOKUMEN TERKAIT

  1. Formulir Permintaan Akun Email
  2. SK (khusus untuk dosen/pegawai kontrak)

VI. DEFINISI

  1. Akun email Undiksha adalah akun email yang hanya diperuntukkan untuk civitas akademika Undiksha dengan domain @undiksha.ac.id
  2. Permohonan akun email berarti melakukan pembuatan akun baru yang digunakan untuk mempermudah melakukan tukar data dan menunjang kinerja seluruh civitas akademika di lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha

VII. ALUR KERJA

  1. Pengguna datang ke UPT TIK dan mengisi formulir pendaftaran yang telah disediakan
  2. Helpdesk menerima formulir permintaan akun email dan kelengkapan SK (khusus dosen/pegawai kontrak)
  3. Helpdesk memeriksa kelengkapan data formulir dan SK (khusus dosen/pegawai kontrak), jika data yang diberikan kurang maka calon pengguna wajib melengkapi terlebih dahulu
  4. Helpdesk memverifikasi data pengguna permintaan akun email
  5. Helpdesk mengkonfirmasi Divisi Jaringan dan Infrastruktur untuk proses pembuatan akun email melalui sistem helpdesk
  6. Helpdesk menerima username dan password dari Divisi Jaringan dan Infrastruktur
  7. Helpdesk mengkonfirmasi kepada pengguna terkait username dan password email
  8. Helpdesk memberitahu kepada pengguna untuk “segera mengganti default password dengan cara memasukkan kembali default password, password baru, dan konfirmasi password baru Anda”.

VIII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN

  1. Helpdesk menerima syarat kelengkapan permohonan akun email undiksha
  2. Pengguna memperoleh akun email undiksha

IX. LAMPIRAN

  1. Formulir Permintaan Akun Email
  2. SK (khusus untuk dosen/pegawai kontrak)