Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha) Bali terus berupaya memodernisasi sistem administrasi perkantoran dengan mendorong penggunaan teknologi informasi. Melalui Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPT TIK) mengadakan sosialisasi penerapan sistem persuratan. Kegiatan ini bertujuan untuk mengubah tradisi lama pengelolaan surat yang masih menggunakan cara manual, menuju penggunaan sistem persuratan yang lebih efektif dan efisien.
Sosialisasi yang diadakan pada Kamis (16/3) di Hotel Aneka Lovina Villas and SPA tersebut dihadiri oleh rektor Undiksha yang diwakili oleh Wakil Rektor Bidang Pengembangan Akademik dan Kemahasiswaan, Prof. Dr. I Wayan Lasmawan, M.Pd., Ketua Biro Administrasi Keuangan dan Umum, serta undangan perwakilan dari Unit Kerja dan fakultas yang berkaitan dengan pengelolaan persuratan.
Dalam sambutannya, Kepala UPT TIK Undiksha, I Ketut Resika Arthana, S.T., M.Kom., mengungkapkan bahwa sistem persuratan yang dikembangkan ini diharapkan dapat mengelola dan mengorganisir pencatatan surat masuk dan surat keluar secara terstruktur dan sistematis. Sistem persuratan ini hadir dalam dua versi yaitu versi web dan versi aplikasi yang terdapat pada menu Aplikasi E-Ganesha mobile. Dengan adanya versi mobile, pengguna dapat mengakses sistem persuratan dari mana saja dan kapan saja, sehingga memudahkan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi pengelolaan surat.
Dalam sosialisasi tersebut, UPT TIK sebagai pembicara memberikan penjelasan tentang cara penggunaan dan penerapan Sistem Persuratan dalam pengelolaan surat, baik itu mengelola surat masuk dan mengelola surat keluar di lingkungan Undiksha. Dengan adanya sistem persuratan, diharapkan dapat mengurangi penggunaan kertas dan meningkatkan efisiensi dalam pembuatan serta pengelolaan surat masuk dan keluar di lingkungan Undiksha.
Selain itu, Prof. Dr. I Wayan Lasmawan, M.Pd. juga menegaskan bahwa sistem persuratan ini diharapkan dapat diintegrasikan dengan sistem yang lain seperti agenda dan pengelolaan sarana prasarana di lingkungan Undiksha. Dengan demikian, Undiksha semakin memperkuat komitmennya untuk menjadi perguruan tinggi yang modern dan berbasis teknologi informasi.
Penerapan sistem persuratan di lingkungan Undiksha diharapkan dapat mengubah tradisi lama pengelolaan surat-menyurat yang masih menggunakan cara manual, seperti penggunaan kertas, yang kurang efektif dan efisien. Dengan adanya sosialisasi ini, UPT TIK Undiksha mengajak semua pihak untuk beralih ke penggunaan sistem persuratan yang lebih modern dan mempermudah pengelolaan surat-menyurat di lingkungan kampus.
