Dalam upaya mewujudkan pelayanan yang efektif dan efisien di lingkungan Undiksha, Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPT TIK) Undiksha laksanakan kegiatan Focus Group Discussion (FGD) dengan pembahasan Optimalisasi Pemanfaatan E-Office dan TTE yang terlaksana di Hotel Bali Taman, Buleleng, Rabu (23/11/2022).
Mewakili Rektor Undiksha, FGD dibuka oleh Kepala Biro Umum dan Keuangan Undiksha, Ni Luh Wayan Yasmiati, S.H.,M.Pd. Ia menyampaikan dengan tuntutan teknologi informasi menjadi keharusan bagi Undiksha untuk melakukan inovasi pelayanan, termasuk bidang administrasi. Beliau juga menyampaikan bawasannya sudah seharusnya staff yang ditugaskan baik itu sekretaris, staff pengelola administrasi serta staff TI dilingkungan Undiksha harus menguasai teknologi informasi. Beliau menegaskan bawasannya jika staff tidak memahami IT akan menyebabkan jauh ketinggalan dan menjadi suatu ancaman jika tidak menguasai teknologi informasi. Kegiatan FGD ini di dihadiri oleh sekretaris, staff pengelola administrasi persuratan serta staff operator TI di lingkungan Undiksha.
Pada kesempatan ini, Kepala UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Undiksha, I Ketut Resika Artana, S.T., M.Kom., menjelaskan e-Office dan TTE Undiksha mulai digagas pada tahun 2019. Sebagai sistem baru, penerapannya masih perlu dioptimalkan. “Jadi dengan e-Office ini untuk distribusi dokumen, persuratan itu akan lebih efektif dan efisien, lebih cepat karena bisa di distribusikan secara digital,” jelasnya.
Sementara itu untuk penggunaan TTE, dokumen-dokumen elektronik yang disebarkan akan memiliki keamanan yang lebih tinggi, tingkat keaslian atau originalitasnya bisa dipertanggungjawabkan, dokumen tidak dapat dirubah saat didistribusikan, dan tidak terjadi sangkalan. “Jadi ketika kita menerima dokumen itu pengirim tidak akan pernah menyangkal pernah mengirim dokumen itu. Karena semua itu sudah disertifikasi secara elektronik dan sudah di verifikasi oleh Balai Sertifikasi Elektronik Badan Siber Negara,” katanya.
Ia berharap melalui FGD ini, pemahaman staf terkait penerapan e-Office dan TTE dapat semakin optimal dan berdampak pada pelayanan Undiksha semakin baik dan semakin berkualitas.
Kegiatan FGD ini juga menghadirkan Kasi Operasional dan Pengamanan Persandian Diskominfo Buleleng, Komang Ery Marta Pariata, ST dengan studi kasus penerapan TTE di Pemerintahan Kabupaten Buleleng. Komang Ery Marta menyebutkan bahwa di pemerintahan kabupaten buleleng telah menerapkan tanda tangan elektronik yang sangat membantu dalam kegiatan surat-menyurat. Adanya TTE di pemerintahan dilatarbelakangi mengatasi pemalsuan dikumen, mengurangi penggunaan kertas serta menghindari kerusakan dokumen dalam jangka waktu yang lama. Dari latar belakang tersebut Diskominfo menerapkan TTE dengan menggunakan sistem E-Surat yang kini telah beroperasi dalam menangani surat menyurat di pemerintahan buleleng.
Kehadiran narasumber dari Diskominfo ini merupakan wujud dari pentingnya pemanfaatan Tanda Tangan Elektronik di instansi baik itu pemerintahan hingga Pendidikan.
Selain menghadirkan narasumber dari Dinas Kominfo Sandi Buleleng, UPT TIK Undiksha juga membawakan materi tentang teknis penerapan e-Office, TTE, dan operasional website.
